Blog firmowy

• 2025-12-01

Kontrola z urzędu? Jak szybko uporządkować dokumentację BHP i RODO przed końcem roku.

Zacznijmy od prostej zasady: kontrola z urzędu nie czeka na Nowy Rok. Grudzień to moment, w którym – choć myślimy raczej o prezentach i pierogach – powinniśmy rzucić okiem na dwa obszary w firmie: BHP i RODO. Dlaczego teraz? Bo masz jeszcze szansę uniknąć kosztownych wpadek i - co gorsza - kar. Dokumentacja BHP to ten koszyk, do którego często wrzucamy wszystko "na potem". Zrób więc ekspresowy przegląd na ostatnią chwilę, zanim "potem" okaże się kontrolą.

Co musisz mieć pod ręką?

Aktualne szkolenia: Czy na pewno każdy pracownik przeszedł szkolenie okresowe? Sprawdź daty ważności. Odśwież i uzupełnij brakujące zaświadczenia.

Oceny Ryzyka Zawodowego (ORZ): Czy masz ORZ dla każdego stanowiska? Czy były aktualizowane, gdy kupiłeś nową maszynę, lub zmienił się sposób pracy (np. wdrożenie pracy zdalnej)?

Wypadki: Jeśli coś się zdarzyło – upewnij się, że protokoły powypadkowe są kompletne i podpisane.

RODO: Papierologia nie dla świętego spokoju, ale dla portfela

W temacie RODO, na porządek też mamy mało czasu. Tutaj kluczowe są nie tylko dokumenty, ale i weryfikacja procesów.

Zadbaj o 3 obszary:

Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP): To Twoja mapa. Musi być aktualna. Czy wpisałeś do niego wszystkie nowe narzędzia, które wdrożyłeś w tym roku (np. nowy system mailingowy, nowa aplikacja)?

Upoważnienia i klauzule: Sprawdź, czy nowi pracownicy mają podpisane upoważnienia do przetwarzania danych. Zweryfikuj, czy Twoje klauzule informacyjne (np. na stronie, w mailach) są czytelne i kompletne.

Umowy powierzenia: Współpracujesz z nową księgową, agencją marketingową lub dostawcą chmury? Musisz mieć z nimi podpisaną aktualną Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych. Bez tego masz problem.

Pamiętaj: brak dokumentów, ich nieaktualność lub sprzeczność, to dla kontrolerów sygnał, że temat potraktowałeś po macoszemu.

Aktualne szkolenia BHP, aktualny rejestr RODO i kompletne umowy powierzenia - to powinno być twoje TOP3 do końca roku.

Chcesz mieć pewność, że wszystko masz uporządkowane? Skontaktuj się z nami! Możemy przeprowadzić ekspresowy audyt krytyczny i wskażemy Ci dokładnie te punkty, które musisz poprawić, zanim kontrola zapuka do drzwi..

  Opracowała: Katarzyna Mikulak, akt. 12.08.2026 r.